Massimo Massoni, broker assicurativo, P.P. e socio del Rotary eClub 2050, Governatore 1998-99 del Distretto 2050.
Premessa
Ben sappiamo che il nostro eClub è un Rotary Club Elettronico e, pertanto, è di fondamentale importanza che ogni utente conosca a fondo ed in tutti i particolari il nostro sito, dal momento che tutta la vita dell’eClub ruota intorno ad esso.
Il nostro sito è la nostra casa e come conosciamo bene tutte le stanze della nostra casa, così dovremmo conoscere bene tutte le pagine del nostro sito. Proviamo a farlo insieme…
La Home page
Come suggerito dal Rotary International, il nostro sito è molto semplice e lineare, graficamente gradevole e facilmente leggibile.
Il menù orizzontale in alto, consente a tutti di trovare le necessarie informazioni sul Rotary, sul Distretto, sugli eClub in generale e sul nostro eClub in particolare, nonché notizie sulla vita dell’eClub e risposte a domande frequenti, dando anche la possibilità di prendere contatti con noi direttamente dal sito. Cosa molto importante, in questo menù, è la possibilità per tutti di vedere i nostri progetti di azione, sia quelli conclusi che quelli ancora in corso, a testimonianza della concretezza del nostro Rotary Club Elettronico. C’è anche una sala di lettura dalla quale si può accedere alle relazioni presentate nelle nostre riunioni, ad una biblioteca rotariana, a link di riviste e notiziari rotariani e di video rotariani.
Sul menù verticale a sinistra ci sono i collegamenti a siti rotariani di interesse generale: motto dell’annata rotariana, Fondazione Rotary, End Polio Now e congresso internazionale.
Su quello verticale di destra le prime icone danno ai rotariani di tutto il mondo, come previsto dal Manuale di Procedura, la possibilità di recupero dell’assenza ad una riunione del proprio Club, con una attività interattiva nel nostro sito di almeno 30 minuti, oppure di richiesta di visita ad una nostra riunione, con invio diretto dei dati dal sito stesso. Ci sono poi le icone che rimandano direttamente alle pagine dei nostri più importanti progetti attivi (Alfabint, Coinvolgiamoci ed eBook) e quella che dà a soci ed ospiti, in possesso di username e password, la possibilità di accesso all’area riservata della nostra eClub House.
Viene data, infine, la possibilità di effettuare donazioni (ma anche di pagare le quote sociali) tramite PayPal
Al termine della home page, così come in tutte quelle che si aprono successivamente, c’è il traduttore automatico di Google, che può essere utile a chi, dall’estero, giungesse al nostro sito.
La eClub House
Come già detto, in eClub House, a cui possono accedere solamente i soci ed i loro ospiti o rotariani in visita, ci sono le schede dei soci, che riportano i loro riferimenti e recapiti con la loro fotografia.
Al termine delle schede c’è la possibilità per i soci di effettuare l’invito di ospiti, con richiesta ed invio del relativo modulo direttamente dal sito.
Sono poi indicate le regole di partecipazione alle riunioni e le coordinate bancarie dell’eClub, ai fini del pagamento delle quote sociali.
La prima parte del menù verticale di destra della eClub House riguarda le attività dell’eClub. Innanzitutto c’è l’accesso alla “Sala riunioni”, nella quale, oltre alla riunione settimanale in corso, è possibile accedere a tutte le riunioni dalle origini dell’eClub; questo particolare consente di non aver la necessità di pubblicare i classici bollettini settimanali dei Club tradizionali, perché la nostra storia è tutta raccolta e leggibile lì. C’è poi l’accesso alle Videoconferenze mensili, alle quali ci si collega direttamente dal sito, con le relative istruzioni; sebbene facoltativi, questi incontri sono molto importanti al fine dell’affiatamento fra di noi. Probabilmente il nostro è l’unico eClub a possedere un proprio collegamento diretto a costo zero, in quanto gli altri eClub, nei casi in cui facciano anch’essi uso di videoconferenze, utilizzano strumenti esterni a pagamento come GoToMeeting, Skype, ecc.. Segue “Tribuna aperta”, ossia uno spazio dove ogni socio può pubblicare direttamente ed autonomamente notizie di interesse generale, ma anche di interesse personale (argomenti di ogni genere attinenti, ad esempio, al proprio lavoro, ai propri hobby, alle feste di famiglia, ecc.). Questa rubrica, pur nata su richiesta di qualche socio all’inizio della vita dell’eClub, ha sofferto per lungo tempo della mancanza di contributi da parte dei soci stessi e si è attivata solo ultimamente, grazie a Beppe Calogero. Segue la Galleria Fotografica, dove sono raccolte le foto scattate in occasione di nostri incontri effettuati di persona.
Segue una seconda parte che riporta i documenti e gli atti ufficiali dell’eClub, la cui lettura 
è fondamentale al fine di rendersi meglio conto di chi siamo e cosa facciamo: organigramma, Statuto, Regolamento, delibere del Consiglio Direttivo (che vengono pubblicate mensilmente), delibere delle Assemblee elettive annuali, rapporti finanziari.
Al termine di questa parte c’è la possibilità di votazione segreta direttamente dal sito, come previsto dal Regolamento in caso di votazione che riguardi persone (tutti gli altri tipi di votazioni devono essere fatte palesemente durante le riunioni ordinarie).
Nella terza parte sono poi pubblicati alcuni documenti rotariani di interesse generale: il 
Manuale di Procedura, che è la summa delle regole rotariane, l’organigramma distrettuale, l’annuario di tutti i club e soci rotariani d’Italia e l’Official Directory del RI, che consente di trovare i riferimenti, i luoghi e gli orari di riunione dei club di tutto il mondo; questi ultimi due documenti sono utili per i soci che hanno occasione di spostarsi dalla propria residenza in altri luoghi d’Italia o all’estero, al fine di poter visitare altri Club (ricordarsi di portare con se la tessera ed il gagliardetto per il tradizionale scambio con il Club ospitante) ed eventualmente compensare un’assenza ad una nostra riunione settimanale. C’è, quindi, il collegamento alla pagina di formazione rotariana del sito del Rotary International ed al glossario rotariano.
Le Riunioni settimanali
Le riunioni settimanali, che vengono pubblicate ogni giovedì, seguono una scaletta di base, suggerita a suo tempo dal Rotary International, che prevede: apertura del Presidente, statistiche relative alle visite al sito, presentazione degli ospiti, comunicazioni avvisi e informazioni rotariane, eventuali relazioni delle commissioni, relazione della settimana, chiusura del Presidente. Non siamo da meno dei Club tradizionali, perché anche noi abbiamo i rintocchi di campana all’inizio ed al termine della riunione e gli inni del Rotary, dell’Europa e d’Italia subito dopo il primo rintocco.
La prima riunione del mese si caratterizza per il fatto che vengono pubblicati i messaggi del Presidente RI e di quello della FR, nonché la lettera mensile del Governatore. In chiusura si ricordano i compleanni dei soci nell’arco del mese.
Come previsto dallo Statuto, per essere considerati presenti alla riunione bisogna interagire entro sette giorni con l’attività che viene postata ogni giovedì. Si tratta di riunioni vere e proprie e, quindi, per attestare la propria presenza non è sufficiente leggere gli interventi, ma è necessario pubblicare almeno un commento.
Nelle riunioni, in sostanza, si deve discutere in maniera prioritaria sugli argomenti pubblicati e, magari, anche su altri temi che abbiano attinenza con il Rotary, nonché proporre anche iniziative varie e piani per progetti di servizio, indicandone, in quest’ultimo caso, le linee operatrici per la loro fattibilità. Si possono anche pubblicare commenti con notizie di interessi personali o semplici saluti; ma senza mai dimenticare che si tratta di incontri rotariani e, quindi, bisogna dedicare un po’ di tempo nel corso della riunione alla lettura di tutto quanto pubblicato e commentarlo, perché l’attenzione e l’interesse devono concentrarsi sui temi della settimana.