di Massimo Massoni, PDG del Distretto 2050 e P.P. dell’eClub 2050
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PREMESSA
Alla Convention del 1930 a Chicago, Paul P. Harris disse: “Il Rotary, se vuole realizzare il suo destino, deve essere evolutivo in ogni tempo, rivoluzionario in qualche occasione”. Ancora Paul Harris nel 1945, su The Rotarian, scrive che il Rotary deve essere all’avanguardia per non rimanere arretrato nel progresso di un mondo in rapida evoluzione e nel suo libro “La mia strada verso il Rotary” conferma questo concetto, dicendo che il Rotary ha bisogno di persone con visione microscopica per esplorare molecole, atomi ed elettroni, ma ha bisogno anche di persone con visione telescopica per esplorare le stelle.
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Su quest’ultima falsariga, alla Convention di Singapore del 1999, il P.R.I.P. 1992-93 Clifford L. Dochterman, presidente della Commissione Sogni per il Futuro (il motto del Presidente 1998-99 James L. Lacy era “Vivi il tuo sogno rotariano”), disse che nel Rotary ci sono rotariani che vedono come questioni vitali per il suo futuro l’assiduità, le classifiche, i bilanci, ecc. ed altri che, guardando oltre, non vedono limiti alle capacità di servizio del Rotary a beneficio del mondo. Disse anche che per il futuro del Rotary sono necessari entrambi questi modi di vedere le cose e che, nell’ambito della “visione telescopica”, per un buon futuro, si devono attrarre persone giovani, abbandonando alcune vecchie formalità e procedure, presentandosi con un linguaggio nuovo e con nuove forme di riunione, tenendo presente che la nuova generazione “parla il linguaggio del collegamento in rete, del volontariato, della comunicazione cibernetica, dell’interfacciamento”.
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I PROGETTI PILOTA ED I CLUB SPERIMENTALI
Passarono due anni dal discorso di Dochterman e, nell’aprile 2001, il Consiglio di Legislazione, su input del Presidente Frank J. Devlyn, diede il via ad un piano di progetti pilota per esplorare varie innovazioni, prevedendo fino a 200 club sperimentali con operatività diverse da quella consueta.
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Uno di questi progetti prevedeva di costituire club definiti, con il termine allora in uso, cibernetici ed il 4 Gennaio 2002 nacque il primo cyber-club al mondo, il Rotary eClub of District 5450 (Colorado – USA), che si diede il motto “Service Above Self on the Internet” e, in analogia al nome di quello tradizionale sorto storicamente per primo a Chicago, prese il nome di Rotary eClub One, dando così iniziò al test di validazione dei club elettronici e diventando il punto di riferimento per tutti quelli che sarebbero nati successivamente.
In giugno 2002 il Consiglio Centrale approvò il progetto pilota dei Rotary Club Elettronici, stabilendo una fase sperimentale, con un periodo di prova fino al 30 giugno 2010, che vide la partecipazione, oltre del già riconosciuto Rotary eClub One, di 14 eClub pilota: quattro negli USA, due in Brasile ed uno ciascuno in Messico, Inghilterra, Finlandia, Norvegia, Grecia, Singapore, Hong Kong e Taiwan.
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Al termine del periodo sperimentale ed alla luce degli ottimi risultati ottenuti dagli eClub in termini di progetti di servizio realizzati e di sviluppo dell’effettivo, il Consiglio di Legislazione del 2010 rese gli eClub, definiti come “Rotary club che si riuniscono a mezzo di comunicazioni elettroniche”, parte integrante e permanente del Rotary International, ma con un massimo di due per ciascun Distretto.
Dopo la storica decisione del Consiglio di Legislazione 2010 gli eClub proliferarono ed in tre anni diventarono 140, distribuiti in 130 Distretti, per un totale di oltre 4.000 soci (45 % di donne contro il 30% dei club tradizionali ed età media di 47 anni contro i 57), operando in maniera tanto proficua che il Consiglio di Legislazione del 2013 eliminò il limite di due eClub per ciascun Distretto.
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Nella fase sperimentale era invalso l’uso di distinguere due tipologie di eClub: quelli “puri”, senza confini territoriali, con riunioni solo su Internet e con soci residenti ovunque fosse presente il Rotary, e quelli “ibridi”, in aree geografiche circoscritte, con soci di norma residenti nell’area, con due o tre riunioni mensili su Internet e due o una di persona. Da quest’ultima esperienza si è presto intuito che l’indirizzo futuro delle riunioni rotariane sarebbe stato quello basato sull’impostazione dei club “ibridi”; cosa concretizzatosi, poi, con il Consiglio di Legislazione 2016, che ha abolito la distinzione tra club tradizionali e club elettronici con la costituzione dei club “flessibili”.
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I ROTARY CLUB ELETTRONICI
Le riunioni degli eClub, dove “e” sta per elettronico, si svolgono su un sito web esclusivo, ma c’è anche chi non disdegna di utilizzare gruppi chiusi su Facebook. L’orario ufficiale della riunione è determinato dal momento in cui l’amministratore web (webmaster), o il segretario di club, pubblica nel sito il materiale per la discussione settimanale; ma i soci possono accedere al sito web a loro piacimento a qualsiasi orario della settimana. Questa è l’impostazione più in uso, che, con l’utilizzo di blog o di forum nell’area riservata del sito, prevede riunioni asincrone, in quanto i partecipanti non devono essere online allo stesso momento, ma ogni socio vi entra quando più gli è comodo, interagendo nell’arco di una settimana con le attività proposte, postando uno o più commenti al fine di essere considerato presente nella riunione stessa.
Le occasioni di affiatamento tra i soci degli eClub così impostati, oltre che nel coinvolgimento nella gestione dell’eClub stesso ed in occasione delle attività dei progetti di servizio, sono varie: interazione prolungata nel tempo sul sito, contatti costanti via email (alcuni eClub, che effettuano riunioni asincrone, inoltrano a tutti i soci con email i commenti non appena pubblicati nel blog o nel forum), incontri individuali o di gruppo in video-chat, riunioni conviviali in occasioni varie. L’impostazione degli eClub asincroni, in particolare, favorisce una maggiore e più continua interazione tra “tutti” i soci, pressoché quotidiana e distribuita nell’arco di una settimana, creando spesso più affiatamento di quanto normalmente possa nascere tra soci che si incontrano una volta alla settimana, come magari capita, sempre gli stessi seduti allo stesso tavolo.
Le riunioni, però, si possono svolgere anche in formati diversi, come chat, webinar, videoconferenze, bacheche e quindi, con formula simultanea, in giorni ed orari prefissati, come nei club tradizionali.
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L’ESPERIENZA DEL ROTARY eCLUB 2050
La metodologia di riunione scelta dal Rotary eClub 2050 è stata quella asincrona, con un blog all’interno dell’area riservata (eClub House) del proprio sito, con la possibilità per Rotariani di altri club ed invitati dei soci di accedere alle riunioni su richiesta effettuata direttamente dal sito, con successivo invio da parte dell’eClub di una email con allegata la cartolina in formato PDF attestante la partecipazione alla riunione.
Le riunioni sono sempre impostate con l’Ordine del Giorno suggerito dal Manuale di Procedura vigente al momento della fondazione dell’eClub, quello del 2010, comprese le frasi della settimana, con il fine di motivare i soci e su cui meditare (cosa generalmente ignorata nei club italiani), e sulla base di relazioni che avessero come argomento temi prettamente rotariani o, se non specificatamente tali, comunque attinenti alle aree d’azione del Rotary. In particolare, la prima riunione del mese ha come oggetto i messaggi mensili dei Presidenti del Rotary e della Fondazione Rotary, nonché la lettera mensile del Governatore, su cui si discute con considerazioni e commenti, rapportando i loro contenuti alle attività dell’eClub; in questa riunione vengono poi dati aggiornamenti sull’evoluzione dei progetti di servizio dell’eClub stesso. Questa impostazione ha trovato fin da subito un buon riscontro anche da parte di soci già rotariani di vecchia data, i quali hanno in più occasioni dichiarato di cominciare solo ora a rendersi conto di cosa fosse realmente il Rotary, considerato che nei loro precedenti club tradizionali l’argomento Rotary era piuttosto marginale. E ad un ex Governatore dell’allora Distretto 2040, che mi chiese se i soci non si annoiassero a sentir parlare così tanto di Rotary, la mia risposta fu: “no, perché i nostri non sono semplici soci ma Rotariani”.
L’interazione in riunione è sempre molto viva, in una comunicazione a più vie sia con il relatore che tra i soci stessi, e permette di raggiungere una crescita intellettuale per tutti ed un approfondimento delle conoscenze di ciascuno.
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L’inoltro continuo via email a tutti i soci di ogni intervento, non appena pubblicato nel blog, crea già di per sé affiatamento fra i soci stessi, in un rapporto di contatto pressoché quotidiano, pur se virtuale. Per lo sviluppo dell’affiatamento, in maniera un po’ meno virtuale, tornano utili le riunioni facoltative mensili in videoconferenza, nelle quali non esiste un ordine del giorno prefissato e dove si parla del più e del meno, come in un incontro tra amici al bar, ma anche di Rotary. Molto importanti, al fine di un affiatamento di persona, sono poi gli incontri conviviali facoltativi, ma sempre molto partecipati, effettuati in occasione di ogni manifestazione distrettuale, per i passaggi delle consegne, ogni qualvolta un socio che risiede all’estero viene in Italia ed anche quelli ad hoc ed a turno dove risiedono soci italiani lontani dai confini del Distretto. Di fatto, c’è l’occasione ed il piacere di potersi incontrare di persona almeno sei o sette volte all’anno e questi incontri sono diventati anche occasioni per la “spillatura” dei nuovi soci.
Negli anni si è giunti ad avere frequenze altissime, di media mai inferiori all’80%, grazie alla possibilità per i soci di partecipare alle riunioni 24 ore su 24 per 7 giorni su 7; ma anche grazie ad una evoluzione avvenuta nel tempo, perché, di fronte ai casi di assenteismo, si è scelto di revocare l’affiliazione ai soci non frequentatori assidui delle riunioni e quindi poco o nulla interessati al Rotary, preferendo considerare più importante la qualità rotariana dei soci stessi che non la loro quota sociale, agevolati in questo anche dal fatto di assenza di ristoratori da pagare. Contestualmente, però, si è proceduto con l’inserimento di nuovi soci, il che ha consentito comunque all’eClub una continua crescita in termini numerici.
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I soci, nell’arco di ciascuna annata rotariana, sono coinvolti come dirigenti, oppure nelle commissioni o in attività operative e quasi tutte le idee che emergono dalle riunioni sono tramutate in progetti d’azione. Questo coinvolgimento fattivo ha favorito l’entusiasmo dei soci e, di conseguenza, l’efficienza dell’eClub 2050.
In virtù, quindi, del coinvolgimento e dell’affiatamento, i progetti realizzati ed in fase di realizzazione sono tanti e tutti di grande valenza rotariana, perché non si fa mai comoda beneficenza ad altre istituzioni a sostegno delle loro attività, ma si cerca sempre di finanziare e realizzare quelle proprie, seguendo quanto detto da Paul Harris: “Il Rotary non deve fare beneficenza, ma deve rimuovere le cause che rendono necessaria la beneficenza”.
Evito l’elencazione di quanto fatto e di quanto si sta facendo, per non ripetere ciò che si può leggere alla specifica voce nel menù orizzontale nella home page del nostro sito. Voglio però evidenziare in particolare due progetti: “Coinvolgiamoci”, realizzato nell’annata 2014-15, che ha consentito di raccogliere ben 63.000 Euro per il Fondo PolioPlus e la “Gelateria solidale”, che è in fase di realizzazione in questa annata, per essere poi affidata in gestione ad una associazione di volontariato al fine del suo auto-finanziamento e per offrire occasione di lavoro a ragazzi disabili.
In sostanza, è proprio vero quello che si legge in una delle risposte alle Domande Frequenti del nostro sito, ossia che il nostro eClub non è “virtuale”, perché i suoi soci sono persone “reali” ed i loro progetti sono “concreti”.
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IL CONSIGLIO DI LEGISLAZIONE 2016 ED I CLUB “FLESSIBILI”
Alla luce delle indagini conoscitive svolte nel tempo in relazione ai club sperimentali sorti dall’origine dei progetti pilota nel 2001, è stato notato che, quando i club hanno maggiore libertà nel determinare come svolgere le loro riunioni, si acquista più dinamicità e capacità di crescere. Ecco, allora, che il Consiglio di Legislazione 2016 ha eliminato le limitazioni di svolgimento delle riunioni dei club sia tradizionali che elettronici, cancellando addirittura questa dicotomia, unificando le modalità di riunione e dando così flessibilità su come svolgerle.
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Adesso, perciò, non si parla più di Rotary Club tradizionali e di Rotary Club elettronici, ma solamente di Rotary Club. Gli eClub sorti entro il 30 Giugno 2016, però, hanno la facoltà di poter continuare a fregiarsi di quella “e” davanti alla parola Club, a conferma che le loro riunioni avvengono esclusivamente o principalmente online. Tutti i club, quindi, possono riunirsi nei modi che stabiliscono autonomamente nel loro regolamento: sempre di persona, oppure sempre online, oppure adottare le due modalità alternando riunioni online e riunioni di persona e, addirittura, provvedere ad una connessione online (es. video chat o streaming) per quei soci la cui presenza ad una riunione di persona sarebbe preclusa.
